Jährliche Bestandsaufnahme: Gesetzliche Verpflichtung und wichtige Schritte zur erfolgreichen Umsetzung

Das Inventar ist eine gesetzliche Verpflichtung und stellt eine jährliche Liste der Vermögenswerte und Schulden dar. Die oben genannte Verpflichtung ergibt sich aus dem Gesetz über die Rechnungslegung und Wirtschaftsprüfung der Föderation Bosnien und Herzegowina (Amtsblatt der Föderation Bosnien und Herzegowina, Nummer 15/21) mit dem Ziel, den Bilanzsaldo mit dem tatsächlichen Saldo der Vermögenswerte und Schulden in Einklang zu bringen.

Eine juristische Person ist verpflichtet, zum Ende des Geschäftsjahres eine jährliche Bestandsaufnahme des Vermögens und der Schulden mit dem Stand vom 31. Dezember des laufenden Jahres durchzuführen. Die Bestandsaufnahme kann mehrmals im Jahr durchgeführt werden (außerordentliche Bestandsaufnahme), befreit die juristische Person jedoch nicht von der Pflicht zur Durchführung einer Bestandsaufnahme zum Ende des Geschäftsjahres.

Wenn eine juristische Person Vermögenswerte und Schulden nicht gemäß den Bestimmungen des Gesetzes der FBiH über Rechnungslegung und Wirtschaftsprüfung auflistet, wird die juristische Person mit einer Geldstrafe von 5.000,00 KM bis 15.000,00 KM und die verantwortliche Person mit einer Geldstrafe von 500,00 KM bis 3.000,00 KM belegt. Damit die Bestandsaufnahme so effizient wie möglich durchgeführt werden kann, müssen vorbereitende Maßnahmen ergriffen werden, die die Durchführung erleichtern und sicherstellen, dass alles innerhalb der vorgegebenen Frist erledigt wird.

Phasen der Bestandsaufnahme:

• Vorbereitende Maßnahmen – Das Allgemeine Interne Gesetz und der Volkszählungsbeschluss umfassen die Einsetzung einer Volkszählungskommission (Mitglied der Kommission kann jeder Mitarbeiter sein, der nicht mit den der Volkszählung unterliegenden Vermögenswerten befasst ist), die Vorbereitung der Volkszählungsorte und des Volkszählungsmaterials sowie die Festlegung und Zusammenstellung eines Plans und von Anweisungen zur Durchführung der Volkszählung.
• Durchführung einer Inventur – physische Überprüfung der Vermögenswerte und Verbindlichkeiten und Ausfüllen von Inventarlisten mit dem Ist-Stand
• Vergleich von Soll- und Ist-Bestand – Ermittlung von Inventurdifferenzen (Über- und Unterdeckungen)
• Erstellen eines Berichts über die abgeschlossene Volkszählung – Schlussfolgerungen zu den Ergebnissen der Volkszählung und ein Vorschlag zum Umgang mit bestimmten Formen von Vermögenswerten und Verbindlichkeiten
• Beschlussfassung über den Umgang mit den ermittelten Volkszählungsergebnissen – die endgültige Entscheidung über den Umgang mit den Volkszählungsergebnissen trifft die Unternehmensleitung. Die Entscheidung ist Grundlage für buchhalterische Änderungen, spätestens 45 Tage nach Geschäftsjahresende.
• Buchhaltungsunterlagen - Nach der Inventur müssen entsprechende Buchungen in der Buchhaltung vorgenommen werden

Inventurdifferenzen stellen die Differenz zwischen dem tatsächlichen, börsennotierten Bestand und dem Bilanzsaldo dar. Die Ergebnisse der Inventur können zeigen, dass der tatsächliche Bestand höher als der Bilanzsaldo ist (in diesem Fall spricht man von einem Überschuss), oder dass er niedriger als der Bilanzsaldo ist (in diesem Fall liegt ein Defizit vor). Im Folgenden erfahren Sie mehr darüber, was bei Inventurdifferenzen passiert. 

 Lagerüberschuss

Obwohl ein Überschuss eigentlich nicht vorkommen sollte, kommt es in der Praxis dennoch zu solchen Situationen. Sie entstehen beispielsweise durch:

• fehlerhafte Warenerfassung bei der Einfuhr,
• Nichterfassung von Einträgen,
• falsch ausgestellte Ware oder Ersatz der Ware nach Ausstellung,
• oder aufgrund anderer rechtswidriger Handlungen.

Entsteht der Überschuss aus dem normalen Geschäftsbetrieb, wird er als Ertrag erfasst. 

Bestandsmangel

Wenn der ausgewiesene Saldo geringer ist als der ausgewiesene Saldo, spricht man von einem Defizit. In der Regel wird das Defizit, bedingt durch den menschlichen Faktor, der verantwortlichen Person in Rechnung gestellt. In der Buchhaltung wird das Defizit dann nicht als Ausgabe, sondern als Forderung des Mitarbeiters in Höhe des Einkaufspreises zuzüglich Mehrwertsteuer verbucht. Wird hingegen entschieden, die verantwortliche Person nicht zu belasten, wird das Defizit als nicht erfasste Ausgabe ausgewiesen. Die steuerliche Behandlung des Defizits hängt von der Ursache seines Auftretens, der Art seiner Erfassung und der Höhe ab. Nicht steuerpflichtiges Defizit Zu den nicht steuerpflichtigen Defiziten zählen:

• Abfälle, Abfälle, Schäden und Bruch bis zu dem in den Normen zur Ermittlung von Ausgaben, auf die keine Mehrwertsteuer entrichtet wird, festgelegten Betrag,
• Engpässe, die durch höhere Gewalt wie Überschwemmung, Feuer, Erdbeben usw. verursacht werden,
• Mängel, die sich aus dem Ablauf der Haltbarkeitsdauer von Waren ergeben, sofern die Haltbarkeitsdauer auf der Produktverpackung aufgedruckt oder anderweitig vom Hersteller festgelegt ist und bei der Vernichtung der besagten Waren ein Vertreter der Gesundheitsinspektion anwesend ist.

Sind die Personen nicht als Mehrwertsteuerzahler registriert, unterliegen die Defizite und Waren nicht der Mehrwertsteuerpflicht. Die Vorschriften, die ein nicht steuerpflichtiges Defizit definieren, sind: Regelwerk zur Anwendung des Mehrwertsteuergesetzes Artikel 11 Normen zur Ermittlung der Ausgaben, auf die keine Mehrwertsteuer gezahlt wird, Regelwerk zur Umsetzung des Verbrauchsteuergesetzes in Bosnien und Herzegowina.  

Abstimmung von Forderungen und Verbindlichkeiten

Juristische Personen sind verpflichtet, vor der Erstellung des Jahresabschlusses einen Saldo der gegenseitigen Forderungen und Verbindlichkeiten zu ermitteln (Saldenbestätigung). Als Nachweis für das Vorhandensein eines bestimmten Saldos dienen die Buchhaltungsdaten der juristischen Personen, die in einem entsprechenden Buchhaltungsdokument – dem Offenen-Posten-Formular – erfasst und bestätigt werden. Der Schuldner bzw. Empfänger der Bestätigung ist verpflichtet, dem Absender, Gläubiger oder dessen Wirtschaftsprüfer innerhalb von acht Tagen auf die Bestätigung zu antworten. Der Saldo der Verbindlichkeiten und Forderungen wird zum 31. Dezember des laufenden Jahres ermittelt.