Steuerprüfungen gehören zum Geschäftsalltag und konzentrieren sich in der Regel auf bestimmte Geschäftsbereiche, in denen am häufigsten Zweifel hinsichtlich der erforderlichen Unterlagen oder der steuerlichen Behandlung bestimmter Ausgaben aufkommen.

Die Praxis hat gezeigt, dass die meisten Rückfragen nicht die Buchführung selbst betreffen, sondern die Art und Weise, wie Geschäftsvorgänge dokumentiert und erläutert wurden. Im Folgenden gehen wir auf drei Bereiche ein, die bei Prüfungen häufig im Fokus stehen.

Dienstreisen und Reisekosten

Die Kosten für Geschäftsreisen gehören zu den Posten, die von Steuer- und anderen Aufsichtsbehörden besonders häufig unter die Lupe genommen werden. Der Grund dafür ist einfach: Gerade in diesem Bereich treten am ehesten Unstimmigkeiten zwischen den formellen Belegen und dem tatsächlichen Geschäftszweck der Ausgabe auf.

Damit Reisekosten anerkannt werden, ist es entscheidend, dass ein klar dokumentierter und logisch schlüssiger Nachweis vorliegt, der bestätigt, dass die Reise tatsächlich im Interesse des Unternehmens unternommen wurde. In der Praxis bedeutet dies, dass eine Reisegenehmigung nicht nur eine Formalität sein darf, sondern durch konkrete Elemente untermauert werden muss: definierter Zweck der Reise, Zeitrahmen, Reiseziel sowie Unterlagen, die die Aktivitäten vor Ort bestätigen.

Besonderes Augenmerk wird in der Praxis auf die Berechnung der Tagegelder gelegt. Obwohl die Regeln für deren Berechnung klar festgelegt sind, besteht das Problem meist darin, nachzuweisen, dass die Reise tatsächlich stattgefunden hat. Deshalb sind Belege erforderlich – Quittungen für Unterkunft und Transport, Teilnahmebestätigungen für Sitzungen, Konferenzen oder andere geschäftliche Veranstaltungen sowie sonstige Nachweise, die belegen, dass der Zweck der Reise erreicht wurde.

Zudem ist es in Fällen, in denen das Fahrzeug für dienstliche Zwecke genutzt wird, unerlässlich, die Fahrten und den Kilometerstand des Fahrzeugs ordnungsgemäß zu dokumentieren. Diese Aufzeichnungen sind besonders wichtig, wenn das Fahrzeug auch privat genutzt wird, da die Unterscheidung zwischen geschäftlicher und privater Nutzung oft einen Schwerpunkt der Prüfung darstellt.

Auslandsdienstleistungen und Quellensteuer

Bei der Beauftragung von Dienstleistungen aus dem Ausland verursachen diese Transaktionen nicht nur Kosten für das Unternehmen, sondern bringen oft auch zusätzliche steuerliche Verpflichtungen mit sich. In den meisten Fällen handelt es sich dabei um die Verpflichtung zur Einbehaltung der Quellensteuer und in bestimmten Fällen auch der Mehrwertsteuer.

Daher ist es wichtig, dass die steuerliche Behandlung nicht nachträglich, sondern bereits in der Verhandlungsphase oder vor der tatsächlichen Zahlung geprüft wird.

Mehrere Faktoren beeinflussen die endgültige steuerliche Behandlung:

• Art der Dienstleistung (z. B. Lizenzen, Beratungsleistungen, Marketing, IT usw.)
• der Wohnsitzstaat des Dienstleisters
• das Bestehen und die Anwendung des Doppelbesteuerungsabkommens

Gerade diese Abkommen legen oft fest, ob Quellensteuer erhoben wird, wie hoch der Steuersatz ist und ob eine Befreiung oder Ermäßigung der Steuer möglich ist. Es ist wichtig zu beachten, dass die Erleichterungen im Rahmen der Abkommen nicht automatisch gelten. Ihre Anwendung hängt von der Erfüllung bestimmter Voraussetzungen und dem Vorliegen der entsprechenden Unterlagen ab.

Die steuerliche Behandlung muss zum Zeitpunkt der Zahlung eindeutig festgelegt sein. In bestimmten Fällen wird die Steuer dem Lieferanten in Rechnung gestellt, was bedeutet, dass der Brutto- und der Nettobetrag der Zahlung korrekt ermittelt werden müssen. Wenn das Unternehmen in Fällen, in denen eine Befreiung möglich war, Steuern entrichtet, kann dies zu einer ungünstigen steuerlichen Behandlung führen und die Gesamtkosten unnötig erhöhen.

Transaktionen zwischen verbundenen Unternehmen

Transaktionen zwischen verbundenen Unternehmen gehören zu den Bereichen, in denen die Festlegung von Preisen und Geschäftsbedingungen besonders genau unter die Lupe genommen wird. In solchen Fällen wird besonders darauf geachtet, ob die Preise und Geschäftsbedingungen dem Marktprinzip, d. h. dem Fremdvergleichsgrundsatz, entsprechen.

Mit anderen Worten: Es wird erwartet, dass die Preise zwischen verbundenen Parteien mit denen vergleichbar sind, die unter ähnlichen Umständen zwischen unabhängigen Parteien vereinbart würden.

Bei bestimmten Arten von Transaktionen besteht zudem die Verpflichtung, eine Verrechnungspreisstudie zu erstellen, in der die Methode zur Ermittlung der Marktpreise zwischen verbundenen Unternehmen dokumentiert wird. Stellt sich heraus, dass die Preise vom Fremdvergleichsgrundsatz abweichen, können sich etwaige Abweichungen auf die Steuerbemessungsgrundlage auswirken und werden in der Steuerbilanz ausgewiesen.

Die Praxis hat gezeigt, dass die meisten Fragen bei Prüfungen nicht aus komplexen oder ungewöhnlichen Transaktionen resultieren, sondern aus alltäglichen Geschäftssituationen.

Genau aus diesem Grund sollte die steuerliche Behandlung solcher Fälle nicht erst im Nachhinein geprüft werden, sondern bereits in den Entscheidungsprozess einfließen. Je früher eine bestimmte Situation geprüft wird, desto weniger Spielraum bleibt für spätere Anpassungen, zusätzliche Erläuterungen und unnötige Kosten.

In der nächsten Ausgabe werden wir uns mit einigen weiteren Bereichen befassen, die zwar in der Geschäftswelt gang und gäbe sind, in der Praxis jedoch hinsichtlich der steuerlichen Behandlung und einer angemessenen Dokumentation oft besondere Aufmerksamkeit erfordern.